İlk toplantıyı düzenlemek. Agora Elçisi Lamichhane Shyam (sağdan sekizinci) ve Nepal'deki ilk kulüp olan Kathmandu Konuşmacılar Kulübü'nün üyeleri Toplantıyı yapın. Yeterince gündem bastığınızdan ve her bir gündemin şu bilgileri içerdiğinden emin olun: Kulübünüzün bilgileri ve temas noktaları. Bir sonraki toplantının tarihi, saati ve yeri Fotoğraf çekmeyi unutmayın çünkü tarih yazıyorsunuz Fotoğrafları bize yollayın ki yayınlayabilelim (fotoğraflardaki şahıslardan yayımlanmasında sorun olmadığına dair onay alın). Toplantı sonunda insanlara bir sonraki toplantının tarihini hatırlatmanız, bir sonraki toplantı için görev üstlenmek isteyen olup olmadığını sormanız ve sonrasında rol dağıtmanız tavsiye edilir. Kulüp Memurları İlk toplantıdan sonra Kulüp Memurları'na ya da Kulüp Yönetim Ekibi'ne karar verme zamanı gelmiş demektir. Gereken memur rolleri bu kılavuzun ilerleyen kısımlarında tarif edilmiştir. Genellikle bir kulübü kuran kişi aynı zamanda ilk başkanı olarak görev yapar. Kimileri tam bir yıl boyunca başkan olarak kalır, bazıları da kulübü başlatıp işlerin yolunda olduğundan emin olduktan sonra başkanlığı bırakıp başka görevler üstlenir. Bunların tümü, ne kadar zamanınız olduğuna göre değişir. Memurların geri kalanı için, genelde başlangıçta tüm rolleri bir ya da iki aylığına üstlenmeniz gerekir. Ama yorgunluktan tükenmemek için, birlikte rahat çalışabildiğiniz kişilerden mümkün olduğunca çabuk bir ekip kurmanız ve yetki dağıtımı yapmanız tavsiye edilir. İlk memurlar muhtemelen kulüp kurucusu olarak sizin atayacağınız gönüllüler olacaktır. Kulüp "stabil" bir hale gelince (aynı kişilerin katılımıyla düzenli olarak buluşmaya başlayınca) kulübün özel bir toplantısında yeni bir ekip çağrısında bulunabilirsiniz. İkiden fazla kişi aynı rolü yapmak isterse seçim yapılmalıdır.